Minimalismo Digital: Simplifica tu vida y mejora tu organización
Soy la primera que se emociona cada vez que descubro una nueva herramienta????.
Pero después solo uso las mínimas necesarias. Y, como se suele decir, a veces menos es más.
Me convertiré en tu Marie Kondo online para explicarte cómo lo hago yo para mantener a raya las horas de conexión y el uso de herramientas digitales.
1. Revisa y Reduce tus Herramientas Digitales
Paso 1: Lista de tus herramientas
Haz un inventario de todas las aplicaciones, programas y herramientas digitales que utilizas regularmente. Identifica cuáles realmente necesitas y cuáles están duplicando funciones o simplemente no usas.
Ejemplo:
- Herramientas de productividad: Trello, Notion, Asana, Google Keep.
- Comunicación: Slack, WhatsApp, Zoom, Teams.
- Entretenimiento: Netflix, Spotify, YouTube.
Paso 2: Elimina lo innecesario
Desinstala o desactiva las aplicaciones y herramientas que no utilizas regularmente o que no aportan valor significativo a tu vida.
Ejemplo: Si tienes tanto Trello como Asana para la gestión de tareas, elige una y elimina la otra.
2. Organiza tu espacio de trabajo digital
Paso 1: Limpia tu escritorio
Mantén tu escritorio digital (y físico) libre de desorden. Solo deja accesos directos a las aplicaciones y archivos que utilizas con frecuencia.
Ejemplo: Crea carpetas para categorizar documentos importantes y así eliminar esos accesos directos.
Paso 2: Usa carpetas y etiquetas
Organiza tus archivos en carpetas claramente etiquetadas. Utiliza un sistema de nomenclatura consistente para que encuentres lo que necesitas fácilmente.
Ejemplo: Carpetas como «Trabajo», «Personal», «Proyectos» y subcarpetas específicas dentro de ellas.
Nota: yo todo esto lo hago con Notion. Creo un pantalla de inicio (o Wiki) donde está todo lo que necesito.
3. Establece límites y rutinas
Paso 1: Define horarios de uso
Establece horarios específicos para revisar correos electrónicos, redes sociales y otros usos de la tecnología. Esto evitará que te distraigas constantemente y te ayudará a mantener el foco.
Ejemplo: Revisa tu correo electrónico solo dos veces al día, a las 10:00 AM y a las 4:00 PM.
Paso 2: Desactiva notificaciones
Si te soy sincera, esto he empezado a aplicarlo hace poco, pero me ha cambiado la vida.
Las notificaciones constantes son una fuente importante de distracción. Desactívalas o, como hago yo, desconecta los datos y el wifi, si todavía quieres/necesitas recibir llamadas.
4. Centraliza tu información
Paso 1: Usa herramientas Todo-en-Uno
Opta por herramientas que combinen múltiples funciones en una sola plataforma. Esto reduce la necesidad de cambiar constantemente entre aplicaciones.
Ejemplo: Notion es una excelente herramienta todo-en-uno que puede manejar notas, tareas, calendario, proyectos y bases de datos. Además puedes también sincronizar y vincular otras herramientas dentro de Notion (WHAAAT?!!!)
Paso 2: Sincroniza tus dispositivos
Asegúrate de que todos tus dispositivos estén sincronizados para que tengas acceso a la misma información en cualquier lugar y momento.
5. Optimiza tu consumo de contenidos
Paso 1: Selecciona calidad sobre cantidad
Suscríbete solo a newsletters, canales y blogs que realmente aporten valor y elimina aquellos que no lees regularmente.
Ejemplo: Haz una limpieza mensual de tus suscripciones de correo electrónico y sigue solo a los canales de YouTube que disfrutas y aprendes de verdad.
Paso 2: Establece límites de tiempo
Usa herramientas de gestión de tiempo para limitar el tiempo que pasas en aplicaciones de entretenimiento o redes sociales.
Ejemplo: Configura límites de tiempo en tu móvil para aplicaciones de redes sociales a 30 minutos por día.
6. Automatiza tareas repetitivas
Por último, hay miles de tareas que puedes automatizar. Hay herramientas como Zapier o Make que te permiten vincular varias herramientas. Cuando se realiza una acción en una herramienta se produce un efecto en cadena que activa otra herramienta previamente vinculada
Ejemplo: Cada vez que alguien te compra en Stripe, todos los datos de esa compra irán a parar a un documento Excel para poder llevar un mejor registro
7. Herramientas que uso yo
Es verdad que como asistente virtual, uso diariamente muchas herramientas diferentes.
Pero no me linches todavía.
Cada cliente es un mundo y no puedo obligar a nadie a usar una herramienta con la que no se siente cómoda. Una vez dicho eso, si no tuviese que adaptarme a los clientes, yo usaría estas herramientas:
- Google Calendar: para organizar mis semanas, meses y viajes
- Gmail: para enviar emails, of course.
- Notion: es mi segundo cerebro y tengo todo lo referente a mi negocio
- Cal.com: para agendar reuniones
- Drive: para almacenar muchos documentos
- Meet: para reuniones online
- Komodo: para grabar tutoriales
- Toggl: para llevar un registro del tiempo que le dedico a cada tarea
- Metricool: para programar mis publicaciones en RRSS
- Canva: para todo lo creativo
- Slack: para comunicarme con clientes
Después de hacer tu limpieza online a lo Marie Kondo, solo te queda relajarte y disfrutar????