Cómo automatizar el seguimiento de clientes en Airtable (sin saber programar)
El seguimiento de clientes es una de esas tareas que marca la diferencia entre vender una vez y fidelizar de por vida.
El problema: si lo haces de forma manual, se te pueden escapar plazos, olvidarse llamadas o perder correos importantes.
Aquí es donde entra Airtable: una herramienta gratuita, fácil de usar y 100% personalizable que, combinada con automatizaciones, te permite tener tu propio mini-CRM (gestor de relaciones con clientes) sin escribir ni una línea de código.
Paso 1: Crea tu base de clientes
En Airtable, crea una nueva base con columnas como:
- Nombre del cliente
- Teléfono
- Fecha de primer contacto
- Estado (Prospecto, En proceso, Cliente activo, Cliente inactivo, Perdido)
- Próximo seguimiento (fecha)
Mi consejo: usa colores en la columna “Estado” para identificar de un vistazo quién necesita atención.
Paso 2: Añade tus clientes actuales
Importa tus contactos desde un archivo Excel o CSV, o añádelos manualmente. Airtable hace que este paso sea fácil y visual.
Paso 3: Configura la automatización de recordatorios
En el panel de “Automations” de Airtable, crea un flujo así:
- Disparador: cuando la fecha de “Próximo seguimiento” sea igual a hoy.
- Acción: enviar un email (o mensaje de Slack) recordándote que debes contactar al cliente.
Puedes incluso integrar con Gmail a través de Airtable o con Zapier para enviar recordatorios a WhatsApp.
Paso 4: Automatiza emails de seguimiento
Si quieres ir un paso más allá, puedes configurar que, tras X días sin respuesta de un cliente, se envíe un correo automático tipo:
“Hola [nombre],
solo quería saber si tuviste oportunidad de revisar nuestra última propuesta.
Quedo atenta a tus comentarios.
Un saludo”.
Esto te ayuda a mantener la conversación activa sin gastar tiempo todos los días.
Paso 5: Visualiza tu embudo de ventas
Airtable permite cambiar la vista de tabla a Kanban o Calendario.
- Vista Kanban: ideal para mover clientes entre estados.
- Vista Calendario: perfecta para ver cuándo toca el próximo contacto.
Ejemplo de flujo de trabajo con Airtable y Zapier
– Cuando un nuevo cliente se registra en tu formulario de Google Forms → Añadir a Airtable con fecha de primer contacto.
– 3 días después → Zapier envía un correo de seguimiento.
– Si el cliente responde → Se cambia el estado a “En proceso” automáticamente.
La mayoría de las ventas no se cierran en el primer contacto.
El problema es que, sin un sistema, esos seguimientos se pierden en la vorágine de tareas diarias, y con ellos, oportunidades valiosas.
Aquí es donde Airtable cambia las reglas del juego: no solo centraliza toda la información de tus clientes en un lugar visual y accesible, sino que, gracias a sus automatizaciones, se convierte en tu asistente personal que recuerda fechas, envía recordatorios y mantiene tu relación con cada cliente viva y activa.
Con un flujo bien configurado, ya no tendrás que:
- Revisar constantemente si hay clientes olvidados.
- Anotar manualmente recordatorios en mil lugares distintos.
- Perder tiempo buscando datos de contacto.
En su lugar, podrás:
- Entrar a tu base y ver en segundos a quién contactar hoy.
- Recibir alertas automáticas sin depender de tu memoria.
- Dedicar más energía a cerrar ventas y fortalecer vínculos.
Lo mejor es que este sistema es escalable: funciona igual si tienes 10 clientes o 500. Puedes empezar hoy mismo con la versión gratuita de Airtable y, a medida que tu negocio crezca, ajustar y ampliar las automatizaciones sin cambiar de plataforma.
En un mundo donde la competencia por la atención de los clientes es feroz, la constancia y personalización del seguimiento es lo que te diferenciará. Y con Airtable, lograrlo no requiere horas extra ni conocimientos técnicos.