Cómo automaticé las ventas online de una empresa

¿Y si cada venta generara automáticamente su factura, avisara al equipo por Slack, actualizara la base de datos y añadiera al cliente al flujo de email marketing correcto… sin que nadie tuviera que hacer nada?

Eso es exactamente lo que conseguí para este cliente, una empresa que vende servicios/productos online y que usaba varios programas por separado (WordPress, Holded, Notion, email marketing, Slack…) pero que no “hablaban” entre sí.

El resultado eran tareas manuales repetitivas, contactos duplicados, facturas sin generar y una base de datos desactualizada.

Lo resolví diseñando un ecosistema de automatizaciones low-cost que conecta todos sus programas y hace el trabajo sucio solo.

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De dónde partíamos

El cliente tenía varios programas funcionando por separado: su tienda online, Holded para facturación, Notion como base de datos, Mailerlite como herramienta de email marketing y Slack para comunicación interna.

 

El problema era que ninguno estaba conectado con los demás.

Cada compra requería acciones manuales en varios sitios: crear la factura a mano, añadir el contacto a Holded, actualizarlo en Notion, añadirlo al grupo adecuado en Mailerlite…

 

Con cualquier volumen de ventas, esto supone un coste enorme de tiempo y una fuente constante de errores: contactos duplicados, facturas sin enviar, clientes que no entraban en ningún flujo de comunicación.

 

El objetivo era conectar todo el ecosistema de forma automática y al menor coste posible.

La solución que aporté

Diseñé e implementé un conjunto de automatizaciones que conectan todos los programas entre sí, priorizando siempre soluciones low-cost sin sacrificar funcionalidad.

 

  • Gestión de compras y facturación: cada nueva compra en la tienda genera automáticamente una factura en Holded y un aviso en Slack, de forma que el equipo está informado en tiempo real y la facturación queda resuelta sin intervención humana. 
  • Anti-duplicados en Holded y Notion: antes de crear un contacto nuevo, la automatización comprueba si ya existe. Si es así, actualiza los datos en lugar de duplicar. Fin del problema de contactos repetidos. 
  • Base de datos de clientes en Notion siempre actualizada: cada compra o formulario rellenado vuelca la información en la ficha del cliente correspondiente en Notion, con sus etiquetas y categorías correctas. No hay que entrar a actualizar nada a mano. 
  • Formularios conectados a Notion: toda la información que un cliente introduce en cualquier formulario (contacto, solicitud, encuesta…) se almacena automáticamente debajo de su registro en la base de datos de Notion.
  • Email marketing ordenado y automatizado: los contactos entran en el segmento y la secuencia correcta según su comportamiento (nueva compra, registro, interés en un producto…). Hay flujos de bienvenida y de venta activos que se disparan solos, sin necesidad de gestión manual de listas.

El resultado

El ecosistema funciona ahora de forma conectada y automática. Cada compra desencadena una cadena de acciones sin que nadie tenga que hacer nada:

  • Las facturas se generan solas en Holded tras cada compra: cero trabajo manual, cero facturas olvidadas.
  • No hay contactos duplicados ni en Holded ni en Notion: la base de datos está limpia y fiable.
  • Notion refleja en tiempo real toda la actividad del cliente: compras, formularios y etiquetas actualizados automáticamente
  • El equipo recibe un aviso en Slack con cada compra nueva: saben al momento qué se ha vendido sin tener que consultar la tienda.
  • El email marketing funciona solo: bienvenida, secuencias de venta y segmentación se activan automáticamente según el comportamiento del cliente.
  • Todo esto con soluciones lo más low-cost posible.

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